Säännöt

1 § Kerhon nimi on Init, ja sen kotipaikka on Lappeenranta. Kerhon virallinen kieli on suomi.

2 § Kerhon toiminnan tarkoituksena on yhdistää pelinkehittämisestä kiinnostuneita ja järjestää pelinkehittämiseen liittyvää toimintaa.

3 § Tarkoituksensa toteuttamiseksi kerho järjestää tapaamisia, koulutusta, tapahtumia, illanviettoja, excursioita sekä keskustelu-, tiedostus- ja seminaaritilaisuuksia. Kerho pyrkii myös järjestämään jäsenistönsä käyttöön kehitystyökaluja ja –laitteistoa.

4 § Init on Lappeenrannan teknillisen yliopiston ylioppilaskunnan alainen kerho. Toiminnastaan ja taloudestaan kerho on vastuussa ylioppilaskunnan hallitukselle. Kerho jättää toiminnastaan tilikautensa loputtua toimintakertomuksen, jonka sisällöstä on tarkemmat määräykset sääntöjen pykälässä 12 ”Talous”.

5 § Kerhon jäseniä ovat varsinaiset jäsenet, seniorijäsenet, kunniajäsenet ja kannatusjäsenet.

6 § Kerhon varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä kuka tahansa LTKY:n jäsen tai muu LTKY:n kannan mukainen henkilö.

7 § Kerhon seniorijäseneksi voi liittyä henkilö joka on valmistunut tai opinto-oikeutensa menettänyt henkilö, joka on ollut kerhon varsinainen jäsen.

8 § Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä jokainen, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Kannatusjäsen voi olla luonnollinen tai juridinen henkilö. Kannatusjäsen ei ole äänioikeutettu.

9 § Kerhon kunniajäseneksi voi kerho kutsua henkilön, joka on ansioitunut kerhon toiminnassa tai muuten erityisellä tavalla edistänyt sen pyrkimyksiä. Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee hallitus tai neljännes (1/4) jäsenistöstä. Päätöksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee kerhon kokous.

10 § Kerhon kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä luonnollinen tai juridinen henkilö, joka on suorittanut kannatusjäsenmaksun.

11 § Kerhon jäsenet ovat velvollisia suorittamaan jäsenmaksun, jonka suuruuden määrää kerhon kokous. Varsinaisten jäsenien, seniori- ja kannatusjäsenien jäsenmaksut voivat olla erisuuruisia.

12 § Kerhon tilikausi on yhtenäinen LTKY:n tilikauden kanssa. Toimintakertomus on toimitettava ylioppilaskunnan pääsihteerille kahden kuukauden kuluessa toimintavuoden päättymisestä.

Toimintakertomuksen tulee sisältää ainakin
– taloudellisessa tilanteessa tapahtuneet muutoksen
– kerhon toimihenkilöt
– kerhon jäsenmäärä
– kerhon toimintaansa saavat avustukset
– toimintavuoden merkittävimmät tapahtumat.

Kerho saa harjoittaa vain sellaista ansiotoimintaa, joka välittömästi liittyy sen tarkoituksen toteuttamiseen taikka jota on pidettävä taloudellisesti vähäarvoisena.

Kerho ei voi hankkia tai tehdä sitoumuksia ilman LTKY:n hallituksen lupaa.

13 § Kerhon varsinaisia kokouksia ovat vuosikokous huhtikuun loppuun mennessä ja syyskokous lokakuun 10. päivään mennessä.

Kevätkokouksessa esitellään tilinpäätös ja vahvistetaan toimintakertomus esitettäväksi LTKY:n edustajistolle.

Syyskokouksessa on käsiteltävä ainakin:
– seuraavan vuoden hallitus
– tehdään LTKY:n edustajistolle esitys jäsenmaksujen suuruudesta
– esitys LTKY:n edustajistolle toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi

14 § Ylimääräinen kokous kokoontuu hallituksen kutsusta tai kun vähintään kymmenen (10) varsinaista jäsentä tai kolmasosa (1/3) varsinaisista jäsenistä sitä kirjallisesti vaatii. Käsiteltävä asia on esitettävä kirjallisesti hakemuksen liitteenä. Tällöin on hallituksen järjestettävä kokous neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

15 § Kerhon kokouksista on ilmoitettava vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta kerhon ilmoitustaululla tai sen puuttuessa LTKY:n virallisella ilmoitustaululla. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat.

16 § Kokous on päätösvaltainen, kun koolle kutsuminen on tapahtunut sääntöjen mukaisesti ja läsnä on vähintään kahdeksan (8) kerhon varsinaista jäsentä tai kolmasosa (1/3) varsinaisista jäsenistä.

Kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä puhe-, läsnäolo- ja äänioikeus, muilla kerhon jäsenillä puhe- ja läsnäolo-oikeus. Muille hallitus voi myöntää puhe- ja/tai läsnäolo-oikeuden.

Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan kanta, paitsi vaaleissa arpa.

LTKY:n hallituksen jäsenillä tai hallituksen valtuuttamalla henkilöllä on tarvittaessa oikeus estää sellaisen päätöksen tekeminen, mikä vahingoittaa ylioppilaskunnan etua. LTKY:n hallituksen jäsenillä on puhe- ja läsnäolo-oikeus kaikissa kerhon kokouksissa ja tapahtumissa.

17 § Kerhon kokouksen päätöksen peruuttamiseen vaaditaan vähintään kahden kolmasosan (2/3) enemmistö hyväksytyistä äänistä.

18 § Syyskokouksessa kerholle valitaan hallitus. Hallitukseen tulee kuulua puheenjohtaja, sekä kolmesta seitsemään (3-7) muuta jäsentä.  Jokaiselle hallitukseen kuuluvalle voidaan valita yksi (1) henkilökohtainen varajäsen, joka täyttää samat ehdot kuin edustamansa hallituksen jäsen.

Hallituksen tehtävänä on:
– johtaa kerhon toimintaa
– valmistella kerhon kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna kokouksissa tehdyt päätökset
– laatia toimintakertomus sekä huolehtia tilinpäätösaineiston toimittamisesta ylioppilaskunnan pääsihteerille
– laatia talousarvio ja toimintasuunnitelma
– edustaa kerhoa
– valita keskuudestaan varapuheenjohtaja
– valita keskuudestaan ainakin sihteeri ja rahastonhoitaja
– pitää kerhon jäsenistä luetteloa
– tiedottaa tulevista tapahtumista jäsenistölle
– huolehtia kerhon omaisuudesta

Hallituksen tulee nauttia kerhon kokouksen luottamusta. Kerhon kokous voi vapauttaa hallituksen tehtävästään. Samassa kokouksessa tulee valita uusi hallitus.

19 § Kerhon puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan tehtävänä on
– edustaa kerhoa, ellei hallitus tai kerhon kokous toisin päätä
– kutsua koolle kerhon ja kerhon hallituksen kokoukset ja johtaa niissä puhetta
– esitellä hallituksen päätökset kerhon kokoukselle, ellei hallitus toisin päätä
– valvoa, että kerhon toiminta on sääntöjen mukaista
– hoitaa muut kerhon hallituksen hänelle osoittamat tehtävät.

Kerhon varapuheenjohtajan tehtävänä on:
– hoitaa puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa estyneenä

Kerhon sihteerin tehtävänä on:
– laatia kerhon kokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjat
– hoitaa arkistointi

Kerhon rahastonhoitajan tehtävänä on:
– huolehtia kerhon taloudesta, laatimalla projektien kustannusarviot sekä tilinpäätökset
– pitää huolta kerhon laskuista ja kuiteista ja toimittamalla niitä tarvittaessa LTKY:an
– jäsenmaksun kerääminen

20 § Kerhon hallituksen kokous on päätösvaltainen kun läsnä on vähintään puolet (1/2) hallituksen jäsenistä, kuitenkin vähintään kolme (3) henkilöä ja heidän joukossaan hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä kokous on kutsuttu koolle hallituksen järjestäytymiskokouksessaan määrittelemällään tavalla ja kokouksesta on ilmoitettu kaikille hallituksen jäsenille. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Jos äänet menevät tasan, ratkaisee puheenjohtajan kanta paitsi vaaleissa arpa.

21 § Kerhon nimenkirjoitusoikeus on hallituksen puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla kullakin yksin.

22 § Kerhon kokousten pöytäkirjat ovat esillä kerhon omalla tai sen puuttuessa LTKY:n virallisella ilmoitustaululla viimeistään seitsemän vuorokauden kuluttua kokouksesta ja ne ovat esillä neljäntoista (14) vuorokauden ajan. Pöytäkirja samoin kuin kokouskutsu on toimitettava myös ylioppilaskunnan pääsihteerille.

23 § Kerhon toiminta katsotaan lakanneeksi, jollei kahteen (2) tilikauteen ole ollut varsinaisia kokouksia, vaikka toimintaedellytykset ovat olleet olemassa. Kerho voidaan lakkauttaa myös kerhokokouksen päätöksellä. Tällöin päätös on tehtävä vähintään neljän viidesosan (4/5) äänten enemmistöllä kahdessa perättäisessä kerhokokouksessa, joiden väli on vähintään neljätoista (14) vuorokautta. Lakkautusesitys on ilmoitettava kokouskutsussa. Lakkautettaessa kerhon toiminta siirretään sen varallisuus lopettamiskokouksen määräämään tarkoitukseen, joka toteuttaa ylioppilaskunnan tarkoitusperiä ja jonka ylioppilaskunnan edustajisto hyväksyy. Mikäli kohdetta ei ole määrätty, siirtyy varallisuus ylioppilaskunnalle.

24 § Nämä säännöt astuvat voimaan kun LTKY:n edustajisto on ne hyväksynyt.